Structuur in documentatie

3 september 2020

Documentbeheer eenvoudig met de software van SZISS

Bij bemiddelaars, opdrachtgevers en PNIL medewerkers (flex, detacheer, zzp) is nog altijd veel belangrijke informatie niet toegankelijk voor iedereen die het nodig heeft. Zonde, want daarmee gaat veel kostbare tijd verloren. De winst van een goed documentbeheer op een rijtje:

1. Structuur in documentatie

Het documentbeheer van SZISS is zo opgebouwd dat in één oogopslag duidelijk is waar documenten zich bevinden.

2. Juiste en actuele documentatie

Van documenten uit dezelfde reeks is het meest actuele document zichtbaar. Zo heb je altijd het juiste en meest actuele document te pakken. Oudere documenten blijven in het archief bewaard.

3. Efficiënt

Doordat alleen de juiste en actuele documentatie direct zichtbaar is en er een duidelijke structuur is aangebracht in de opbouw, vind je heel eenvoudig de benodigde documenten. Hierdoor is efficiënt werken mogelijk.

4. Uiteenlopende soorten documentatie toe te voegen

Documenten zijn er voor allerlei doeleinden. Je kunt denken aan protocollen, procedures, werkinstructies en procesbeschrijvingen. Alles wat voor de opdrachtgever, bemiddelaar of medewerker nodig is om het werk goed uit te voeren.

De software van SZISS is toegankelijk voor documenten uit tekstverwerkingsprogramma's en Pdf’s.

5. Organisatie-specifiek

Al het documentbeheer is uiteraard organisatie-specifiek. Opdrachtgevers en medewerkers zien alleen die informatie van de organisatie waarvoor zij werkzaam zijn en voor hen is toegestaan op basis van functie.

Controlebeheer

Als bemiddelaar maak je gebruik van controlebeheer als nieuwe medewerkers zich aanmelden.

Voor de medewerker is in één oogopslag duidelijk welke documentatie de bemiddelaar nodig heeft voordat hij of zij aan de slag kan. Deze documentatie kan eenvoudig worden geüpload en worden toegevoegd aan het systeem. De bemiddelaar hoeft dan alleen te controleren of alle benodigde gegevens zijn geüpload. Vanaf dat moment kan de medewerker aan de slag!

Voorbeelden van benodigde documenten zijn:

  • Curriculum vitae (up to date)
  • KvK uittreksel
  • BTW verklaring van de fiscus
  • Verklaring omtrent het gedrag
  • Rekeningnummer
  • Kopie van behaalde diploma's
  • Kopie van behaalde certificaten van cursussen of trainingen

Zijn alle benodigde gegevens in het systeem geüpload? Dan krijgt de bemiddelaar hier bericht van. De medewerker kan vanaf dat moment aan de slag!

Maatwerk mogelijk

Heb jij als bemiddelaar, opdrachtgever of PNIL medewerker wensen rondom documentbeheer, laat het ons weten. Maatwerk is bij SZISS zeker mogelijk. Is de betreffende functie nog niet geïmplementeerd, dan kunnen onze software engineers wellicht een nieuwe functie bouwen.

Terug